Nómina Electrónica

Mar 18, 2021 Consultoria Digital

Conoce el nuevo reto para las empresas en Colombia.

Nómina Electrónica.

INTRODUCCIÓN

Con el transcurrir de los años las empresas han venido implementando diferentes soluciones de sistemas, que de una u otra forma apoyan a la gestión de cada una de las áreas, donde requierren agilizar procesos, tener información exacta, oportuna y que ayude a la toma de decisiones en el día a día. Adicionalmente los negocios deben cumplir con una serie de reglamentaciones y/o resoluciones, donde hace que los encargados de los procesos inherentes a la nómina, se vuelvan tediosos y muy laboriosos, con el agravante de poder cometer errores dado a la cantidad de información que debe ser procesada y alineada para cumplir con todas las disposiciones.

Es evidente que hay que evaluar la importancia y los alcances que puede aportarnos tener un buen sistema de Pagos de Nómina que cubra alternativas, optimizaciones, eficiencia y mantenga en regla todas las obligaciones que tienen los patronos con sus empleados.

Durante gran parte de mi vida estuve dedicado al diseño y desarrollo de sistemas para difeentes áreas de las empresas. Tesorería, Administración, Compras, Ventas, Producción, Inventarios de Materia Prma, Inventario Productos Terminados y por supuesto el sistema De Gestión Humana y Nóminas de Pago.

Hace 30 años atrás ya pensaba yo, como darle un apoyo de gran relevancia al área de Recursos Humanos en la Empresa. Al principio los directivos no visualizaban la importancia de sistematizar todo lo referente a la administración de personal. Manejan expedientes de las personas, con sus historiales de pagos, estudios realizados, pagos de vacaciones, cesantias, primas, bonificaciones, seguridad social, prestamos, anticipos, emisión de cartas laborales, amonestaciones, dotaciones y todo lo que tenia que ver con el proceso de selección y empleo. Desde el requerimiento, las entrevistas, exámenes médicos y documentos que acreditan la formación profesional y/o técnica de la persona. De ahí en adelante todo lo referente a promociones de cargos, evluaciones y todo lo que tenía que ver con el cumplimiento del reglamento del trabajo. Pero fueron aceptando las ideas y al final disfrutaron de un sistema que modernizó la empresa y ayudó a la agilización de muchos procesos que eran demorados porque se ejecutaban manualmente en una forma rutinaria.

Seleccionar la persona ideal para ocupar el carga solicitado, se volvió una gestión con mucha ayuda de procesos automatizados.

Siempre he observado la Gestión Humana de las empresas bajo dos aristas . Una lo que es en sí la administración de personal y la evolución del desempeño en los cargos que puede ocupar, un trabajador, su relación con los compañeros de trabajo, sus nuevas capacitaciones recibidads para optimiozar competencias dentro de su ámbito laboral y todo lo que tiene que ver con trámites y documentos para efectuar o dejar evidencia de un proceso específico. (Constancias de Trabajo, Solicitud de Vacaciones, Amonestaciones, Entregas de Dotaciones, Manejos de Préstamos, Seguimiento a las Capacitaciones que apoya la empresa para el mejoramiento del personal, Resultados de las Evaluaciones, desde EL SER y desde el HACER, Licencias de Trabajo, Reposos , y todo el manejop de la Seguridad Social,etc).

 

La otra arista es la referente al pago y las obligaciones que el patrono debe cumplir con sus empleados, de acuerdo a los reglamentos, resoluciones de los entes que tienen que ver con el ámbito laboral en las empresas. Esta fase tiene como finalidad que el pago a los trabajadores se cumpla a cabalidad. Además de tener la capacidad para informale a los empleados, su situaciópn en cuanto a vacaciones vencidas, acumulado de cesantias, capacidad para poder comprometrse a un prestamo ayudado por la compañía o simplemente mantener a la disposición de los trabajadores todos los pagos recibidos con sus tirillas correspondientes.

Rápidamente se observa la cantidad de operaciones que se generan alrededor de una persona dentro de la empresa. Y cuanto más grande es la empresa , este proceso va creciendo en forma acelerada.

Un área dentro de los negocios que tienen que ver con todas las transacciones que son efectuadas por los diferentes departamentos o divisiones de la organización, es el departamento contable de la compañía. Independientemente sea interno o externo tiene que cumplir y hacer cumplir todas las disposiciones o resoluciones que obligen a el emplesdor de un negocio. Para el caso de los pagos de nóminas el contable, ya hoy en día tiene algunas operaciones que hacer:

  1. Si el negocio lleva un presupuesto de operaciones donde en uno de sus apartados se tienen las previones de gastos de nómina y todo lo referente a egresos que se pronostican van a ocurrir en el tiempo, y que adicionalmente lo tienen sectorizado por departamento o centro de costo, el contable deberá ingresar el comparobante de la distribución de la nómina para que quede asentado en la contabilidad en el mes donde se generó el gasto Algunas empresas ya tienen automatizado este proceso, pero sé de muchas que ni siquiera lo han tomado en cuenta.
  2. Enviar información a la DIAN de las operaciones contables de las empresas, es otro trabajito que es responsabilidad del

contador o área contable de la empresa, utilizando los conocidos medios magnéticos.

  1. Recursos Humanos debe preparar los pagos de la Seguridad Social de sus Empleados de acuerdo a los resultados producidos por la nómina. Hacer planilla y enviarla a el operador con el detalle de todo lo
  2. Todas las nóminas se debe tener el detalle de todas las novedades que ocurriron en el periodo antes de cálculo final para emitir las coletillas de pago de cada
  3. Ahora se le adiciona otro trabajito que se tendrá que hacer una vez cerradas las nómina del periodo, y será transmitir a la DIAN por cada trabbajador, el devengo pagado en el periodo, así como todas las deducciones y aportes patronales que deben ser calculados de acuerdo a la legislación laboraral

Seguramente compañías que no tienen algún sistema, lo vienen haciendo en una hoja de Excel y de alli producen mediante extracción de datos o macros las diferentes informaciones que se requieren para cumplir con la obligatoriedad de lo planteado por la DIAN y otras entidades que requieren de informaciones provenientes de la liquidación de pagos del personal. Y esto se resume en transmitir una vez cerrado el periodo del mes, un archivo que contenga los trabajadores y los devengos recibidos así como las deducciones por sus diferentes conceptos. (nómina electrónica).

 

Evidentemente como ocurrió con la facturación electrónica, existirán plataformas para trasmitir los datos que la DIAN va a exigir. Hacer esto, trabajador por trabajador, será muy engorroso y se podrán cometer muchos errores en las transcripciones de los datos.

Pero a continuación te voy a decir algo muy importante. Recuerda cuando exponía el tema de la obligatoriedad de tener facturas electrónicas para poder incluírlas en los gastos de las empresa? De igual manera si tu no transmites todo lo solicitado por la DIAN, bajo el régimen de nómina electrónica, no podrás colocar en su contabilidad los gastos generados por este concepto.

De acuerdo a lo que has observado hasta el momento, no crees que tu negocio debería pensar en un sistema de nómina que le ayude a todos los procesos que te he venido indicando en este escrito? O por lo menos apoyar la fase que tienen que ver con todas las operaciones y novedades que deben tenerse en cuenta para el cálculo de una nómina y sus aportes correspondiente a la seguridad social y retencionesen la fuenta por ejemplo, y la actualización de todos los datos para poder liquidar (Vacaciones, Cesantías, Primas)?

Pues a continuación te daré alguna información del sistema que debes conocer con nosotros y que te ayudará a operar eficientemente el departamento de tiempos y nómina, con algunos beneficios adicionales.

BENEFICIOS DE ESTA MARAVILLOSA SOLUCIÓN.

 

  1. Lo primero que debes saber es que es un software en la Puede accesar a su información desde cualquier parte mientras tenga internet.



  2. Actualizaciones legales y funcionales incluidas con el pago del servivio contratado

  3. Por ser un servicio en la nube no paga




  4. Sistema que presta servicios a empresas entre 1 y 100



  5. Integramos toda la información del personal, con soluciones para administrar la ley laboral, tributaria, la seguridad social UGPP y PILA.



  6. Evolucionamos su cultura Organizacional, apoyándonos en tecnologías WEB SAAS, impactando en forma radical, costos de hardware y software.




  7. Nuestra solución contribuye a las pymes en Colombia, normalizando sui gestión de nómina, proceso que conlleva un grado de complejidad alto, en normas, reglamentaciones y En este tipo de procesos se comenten muchos errores por no tener un conocimiento profundo en la materia



  8. El sistema ayuda a generar las planillas de pago de Seguridad Social Pila, ahorro de tiempo en el registro contable, control de novedades y control de los topes UGPP, incapacidades correctamente liquidadas, liquidaciones de vacaciones y administraciones de las mismas, Cesantias, Primas, Provisiones, NIF, cartas laborales, certificados de ingresos y retenciones.



  9. Dado que es un sistema transaccional y de repercusiones económicas, velamos para que el proceso de ingreso de los datos y parámetros generales sean validados y adecuados para lograr un proceso de liquidación de pagos, alineados a las normas.

 

ALGUNAS FUNCIONABILIDADES DEL SISTEMA.

–   Portal de Empleados

 Portal al cual pueden acceder los empleados de la Organización y consultar en forma de autogestión:

  • Emisión de certificados o cartas laborales.
  • Certificados de retención en la fuente.
  • Documentos importantes como el Reglamento Interno del Trabajo
–        Hoja de Vida Empleados

 

En esta funcionabilidad se podra regristrar datos relacionados del trabajador, tales como: Nombre, Apellidos, Identificación, Dirección, Teléfonos, Escolariedad, Lugar de expedición Cédula, Fecha Nacimiento, EstadoCivil, Peso, Altura, Fotografía etc. 

–      Contrato de Empleado

 

Los Datos del empleado, Fecha Ingreso, Definiciones de contrato, Dotaciones, Definición de salario, Marcación si recibe auxilio de transporte, Forma de liquidación salario Promedio o Básico, tiempo completo o medio tiempo, si la empresa tiene sindicato o contrato colectivo, tipo de contarto, Banco de Pago, Aseguradoras EPS, si tiene retención la fuente y todo lo necesario para establecer una relación de trabajo totalmente documentad

–     NORMATIVIDAD

Damos cumplimiento a la normatividad vigente, brindamos espacios de capacitación y foros permanentemente en temas relacionados a nómina, nuevas normas y gestión humana.

–       INGRESOS DE EVENTOS

NOVEDADES: ingrese novedades de forma ágil y segura, masiva o individual, optimizando tiempos y evitando errores por digitación, dedique su tiempo a la auditoría y prevención no a la corrección.

CUOTAS FIJAS: Registe una sola vez, indique fecha, periodicidad, proporcionalidad, en pagos o deducciones, individual o masiva.

EMBARGOS: Descuento, el % de descuento, envié la información a los juzgados a través de archivos planos al banco popular.

INCAPACIDADES:     Ingreso, liquidación, pago, y cartera de incapacidades.

AUSENCIAS: Registrar ausentismo, licencias, suspensiones, permisos, con fechas y motivos por cada evento.

 VACACIONES: Permite la solicitud, la liquidación, el historial de vacaciones causadas y disfrutadas, en dinero y por retiro.

–         PROCESOS DE NÓMINA

AUTOLIQUIDACIÓN: Integración de información de novedades como: ingresos, retiros, ausencias, vacaciones, traslados de y a otras entidades, pagos por UPC, variaciones de salarios, todas ellas dando cumplimiento al marco normativo

PROVISIONES: Mensualmente realice las provisiones de prestaciones sociales, e integrarlas a su contabilidad.

NIIF: Simulación de liquidación definitiva con valores reales de primas, vacaciones, cesantías e intereses, contabilice los datos reales, como lo exige las normas internacionales.

CONTABILIZACIÓN: Comprobante para el área contable: Causación de nómina, y su pago, Provisiones, PILA, NIIF, Consolidados y ajustes de provisiones, Cesantías Anuales.

LIQUIDACIÓN DE PRIMAS: realice descuentos de retención en la fuente de acuerdo al método, haga deducciones de préstamos y los reajustes necesarios.

 PROMEDIOS DE RETENCIÓN EN LA FUENTE: En cada semestre use esta herramienta, para ajustar los porcentajes de los empleados sujetos a retención en la fuente, de manera eficaz y veraz.


–      PROCESOS ANUALES DE NÓMINA

LIQUIDACIÓN DE INTERESES A LAS CESANTÍAS: Proceso integrado que permite la liquidación de cesantías retroactivas, anticipos, pagos parciales a empleado ó al fondo. Liquidación anual a fondos de cesantías, archivos planos para su traslado e historiales de cada evento.

 

AUMENTOS: Programa que permite el cambio de salarios, aumento o disminución, de manera individual, por centros de costos, oficios, áreas, cargos, o importaciones masivas a través de archivo de Excel.

 

CONSOLIDADOS: Proceso anual que genera los valores para los cierres contables de provisiones de prestaciones sociales, con su respectivo ajuste vs la provisión mensual.

Al final lo más importante es saber que todo este proceso tendrá ya la metodología y adecuación de registros para que los resúmenes mensuales también sean enviados desde el sistema en su negocio y sean entregados de acuerdo a las normativas exigidas por la DIAN. Esperamos los últimos ajustes y fechas de implementación por parte de la DIAN.

Ah. Y lo mejor, un precio adecuado a sus necesidades. Consulte nuestros planes para que de una vez comience a disfrutar, de una solución que quitará muchos dolores de cabeza y mantendrá a sus empleados completamente satisfechos de saber que su patrono cuenta con todos los elementos necesarios, para no cometer errores en las formas y cálculos en referencia a todos los pagos que recibirá de la empresa.

Solicite una demostración para llevarlo a vivir una experiencia, que dará mucho alivio a las tareas de rutina diarias en los departamentos de Recursos Humanos, Personal responsable de Cálculos de Nómina, Contadores de Empresas. De igual manera poder así tener la tranquilidad de que tus obligaciones de pagos con respecto a tus trabajadores, están siendo cumplidas a cabalidad siguiendo todos los requerimientos solicitados por los entes gubernamentales que tienen que ver con el proceso.

 
Si deseas contactarte conmigo, no dudes en hacerlo. Te ayudaré a tomar el camino adecuado para implementar este tipo de solución.

 

No dejes para mañana lo que puedes hacer hoy”

 

Por Gloria

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